Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lakiasiaintoimisto A&Co. Legal Oy
Merikotkantie 1, 01450 Vantaa
puh. +358 45 1368392
sähköposti: helsinki@acolegal.fi

2. Rekisterin nimi

Lakiasiaintoimisto A&Co. Legal Oy:n asiakasrekisteri, joka sisältää A&Co. Legal ‑sovelluksen Lakipyyntö-rekisterin.

2a. Yhteydenottopyynnön käsittely kahdessa järjestelmässä

Kun jätät sivustolla yhteydenottopyynnön (lakipyynnön), se käsitellään kahdessa järjestelmässä:

• A&Co. Legal ‑sovelluksen Lakipyyntö-rekisteri: pyyntö tallennetaan tähän rekisteriin, jossa toimiston juristit arvioivat pyynnön, jakavat sen käsiteltäväksi ja kirjaavat käsittelyn vaiheet (käsittelyn tila, sisäiset kommentit, esteellisyystarkistus).
• Toimiston asiankäsittelyjärjestelmä: sama pyyntö välitetään toimiston asiankäsittelyjärjestelmään asian vastaanottoa ja käsittelyä varten.
• Yhteinen käyttötarkoitus: yhteydenottopyynnön arviointi, yhteydenotto asiakkaaseen sekä mahdollisen toimeksiannon valmistelu ja hoitaminen.
• Roolit: rekisterinpitäjänä toimii Lakiasiaintoimisto A&Co. Legal Oy (kohta 1). Yhteydenottopyyntöjen vastaanottamisessa ja käsittelyssä käytetään ulkopuolisten palveluntarjoajien teknisiä järjestelmiä. Palveluntarjoajien roolit ja tietosuojavastuut määräytyvät sovellettavien sopimusten ja tietosuojalainsäädännön perusteella.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin, joilla kullakin on vastaava GDPR-oikeusperuste:

• Asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen — sopimus (6 art. 1(b)): lakipyyntöjen vastaanottaminen ja käsitteleminen, toimeksiantosopimusten laatiminen ja täyttäminen, oikeudellisten palveluiden tarjoaminen.
• Laskutus ja taloushallinto — sopimus ja lakisääteinen velvoite (6 art. 1(b) ja 1(c)): laskujen laatiminen, lähetys ja seuranta, maksujen vastaanottaminen, kirjanpito- ja säilytysvaatimusten täyttäminen.
• Asiakasviestintä — sopimus (6 art. 1(b)): yhteydenpito asiakkaan kanssa, kuittaukset ja tilannepäivitykset.
• Lakisääteiset velvoitteet — lakisääteinen velvoite (6 art. 1(c)): viranomaisvaatimusten täyttäminen, kirjanpito, säilytysvelvollisuus.
• Sivuston ylläpito ja turvallisuus — oikeutettu etu (6 art. 1(f)): sivuston tekninen ylläpito, tietoturva ja häiriöiden estäminen.
• Analytiikka ja mainonnan mittaaminen — suostumus (6 art. 1(a)): sivuston käytön analytiikka sekä Google Ads ‑konversioseuranta (onnistunut yhteydenottolomake ja puhelinlinkin klikkaus), vain jos asiakas on antanut suostumuksen evästebannerissa. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

3a. Mainonnan mittaaminen ja Google Ads

Sivustolla on käytössä Google Ads ‑konversioseuranta sekä sivuston oma analytiikka. Mittaaminen aktivoituu vain suostumuksellasi.

• Mitattavat konversiot: onnistunut yhteydenottolomakkeen lähetys sekä puhelinlinkin klikkaus (tel:-linkki).
• Pelkät analytiikkatapahtumat, ei Ads-konversioita: sähköpostilinkin klikkaus ja WhatsApp-linkin klikkaus.
• Mainosparametrit: mainosklikkauksen tai kampanjan mukana tulevat gclid-, wbraid-, gbraid- ja UTM-parametrit (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term).
• Consent Mode: mainonta- ja analytiikkatallennus (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization, analytics_storage) on oletusarvoisesti estetty ja aktivoidaan vain suostumuksellasi. Ilman suostumusta konversioita tai mainostallenteita ei lähetetä.
• Vastaanottaja: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti). Tiedot käsitellään Googlen mainontaan liittyvien tietojenkäsittely- ja tietosuojaehtojen mukaisesti (policies.google.com/privacy).

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat muun muassa:

• Nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• Asiakkaan kuvailema tilanne ja siihen liittyvät tiedot
• Valittu palvelu ja sen alakategoria
• Yhteydenottopyyntöön liitetyt tiedostot ja liitteet
• Toimeksiantoon liittyvät asiakirjat ja tiedostot
• Laskutustiedot ja maksutapahtumat
• Henkilötunnus (ks. kohta 5)
• Tekniset lokitiedot (palvelimen ja alustan käyttölokit, kuten aikaleima ja selaintiedot), joita käytetään sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen
• Muut palvelun toteuttamiseksi tarvittavat tiedot

5. Erityiset henkilötietoryhmät (GDPR 9 ja 10 art.)

Lakiasiaintoimiston toimeksiannoissa voidaan käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR 9 art.) ja rikostuomioita tai rikosepäilyjä koskevia tietoja (GDPR 10 art.). Näitä käsitellään vain, kun se on välttämätöntä toimeksiannon hoitamiseksi. Perheoikeudelliset asiat (avioero, huoltajuus, elatus) eivät itsessään ole erityisiä henkilötietoryhmiä, mutta niihin voi liittyä 9 artiklan mukaista tietoa, kuten terveystietoja.

• Terveystiedot (9 art.): esimerkiksi vahingonkorvaus-, työoikeus- tai huoltajuusasioissa, joissa terveydellä on oikeudellinen merkitys.
• Henkilötunnukset: asiakkaan ja mahdollisten vastapuolten henkilötunnukset, joita tarvitaan viranomaisasioissa ja asiakirjoissa.
• Taloudelliset tiedot: tulotiedot oikeusavun hakemista varten, laskutustiedot ja maksutapahtumat.
• Vastapuolten ja todistajien tiedot: toimeksiannon hoitamiseksi välttämättömät tiedot vastapuolista ja todistajista.

5a. Erityisten henkilötietojen käsittelyperusteet

Erityisten henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Oikeusvaatimusten toteuttaminen (9 art. 2(f)): käsittely on välttämätöntä oikeusvaatimusten laatimista, esittämistä tai puolustamista varten toimeksiannon hoitamiseksi.
• Rikostuomioita ja rikosepäilyjä koskevat tiedot (GDPR 10 art. ja tietosuojalaki 7 §): käsittely perustuu tietosuojalain (1050/2018) 7 §:ään ja on välttämätöntä oikeusvaatimusten laatimista, esittämistä tai puolustamista varten. Varsinaisten rikosrekisteritietojen käsittely perustuu rikosrekisterilakiin (770/1993).

6. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään lakipyynnön, toimeksiantosopimuksen ja asiakasviestinnän yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä julkisista rekistereistä, kuten YTJ:stä, asiakkaan luvalla, sekä viranomaisilta lakisääteisten vaatimusten perusteella.

7. Tietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta, ellei laki sitä velvoita. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisten vaatimusten perusteella. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja puolestamme:

• Base44-alusta (verkkosivuston ylläpito, tietokanta ja tiedostojen tallennus): sivuston hosting, asiakasrekisterin ja asiakirjojen tallennus. Tietojen käsittelystä ja siirrosta vastaa Base44, Inc., jonka tietosuojakäytännöt ja alikäsittelijäluettelo ovat julkisesti saatavilla osoitteessa base44.com/dpa.
• Sähköpostipalvelu (Plus Five Five, Inc. (Resend)): laskujen, muistutusten ja kutsujen lähetys. Käsittelyalue: Yhdysvallat (tilin tiedot, viestien sisältö ja toimituslokit).
• Maksupalvelu (Stripe): laskujen maksulinkkien luominen ja maksujen vastaanottaminen. Stripe Ireland Ltd toimii EU:ssa.
• Analytiikka: sivuston sisäinen analytiikka Base44-alustan kautta. Sivustolla ei ole kolmannen osapuolen analytiikkaevästeitä.
• Mainonnan mittaaminen (Google Ireland Limited): Google Ads ‑konversioiden mittaaminen (onnistunut yhteydenottolomake ja puhelinlinkin klikkaus). Google Ireland Limited toimii EU:ssa. Google Ireland Limited on EU:hun sijoittunut palveluntarjoaja (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti), joka käsittelee tietoja mainontaan liittyvien tietojenkäsittelyehtojensa mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle seuraavissa tapauksissa:

• Base44-alusta: asiakasrekisteri, asiakirjat ja muut tiedot on tallennettu Base44-alustalle. Siirron suojatoimet: Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa tietojen siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia. Tarkemmat tiedot määräytyvät kyseisen palveluntarjoajan voimassa olevien tietosuoja- ja sopimusehtojen perusteella.
• Stripe (Yhdysvallat): maksutietojen käsittely. Stripe Ireland Ltd toimii EU:ssa, mutta osa käsittelystä voi tapahtua Yhdysvalloissa. Siirron suojatoimet: Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa tietojen siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia. Tarkemmat tiedot määräytyvät kyseisen palveluntarjoajan voimassa olevien tietosuoja- ja sopimusehtojen perusteella.
• Sähköpostipalvelu (Plus Five Five, Inc. (Resend)): sähköpostien lähetys. Käsittelyalue: Yhdysvallat. Siirron suojatoimet: Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa tietojen siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia. Tarkemmat tiedot määräytyvät kyseisen palveluntarjoajan voimassa olevien tietosuoja- ja sopimusehtojen perusteella.
• Google (Google Ireland Limited): mainonnan mittaaminen. Google Ireland Limited toimii EU:ssa. Siirron suojatoimet: Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa tietojen siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia. Tarkemmat tiedot määräytyvät kyseisen palveluntarjoajan voimassa olevien tietosuoja- ja sopimusehtojen perusteella.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa ja sen päättymisen jälkeen lakisääteisten säilytysvaatimusten mukaisesti. Tarpeettomat tiedot poistetaan turvallisesti. Yhteydenottopyyntöjen (Lakipyyntö-rekisteri ja siihen liittyvä käsittelyjärjestelmä) säilytetään vain niin kauan kuin pyynnön käsitteleminen ja mahdollisen toimeksiannon valmistelu edellyttävät, ja toimeksiannon syntyessä asiakassuhteen ajan sekä lakisääteisten säilytysvelvoitteiden mukaisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu
• vaatia virheellisten tietojen korjaamista
• vaatia tietojen poistamista, kun se on mahdollista
• rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn
• vastustaa automaattista tietojen käsittelyä
• tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

11. Automatisoitu päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei käytä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia asiakkaaseen tai joka vaikuttaa häntä vastaavalla tavalla.

12. Tietojen suojaaminen

Henkilötietojen käsittely tapahtuu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä, jotka osallistuvat kyseisen toimeksiannon käsittelyyn.

13. Yhteydenotto

Tietosuoja-asioissa voi ottaa yhteyttä sähköpostitse: helsinki@acolegal.fi